Sekda Benediktus Polo Maing, berharap jangan terjadi seorang guru SMA atau SMK di Flores yang ingin mengurus kenaikan pangkat harus datang ke BKD NTT. Kejadian ini sangat membuang waktu, tenaga dan biaya. Sehingga pemprov NTT melalui Dinas Kearsipan, ingin menciptakan satu pola kerja yang efisien dan efektif dalam menata arsip. “Saya perlu ingatkan bahwa semua perangkat daerah penting. Tidak ada perangkat daerah yang tidak penting. Tergantung bagaimana kita membuat perangkat daerah itu menjadi penting dengan berkreasi dan berinovasi sehingga dapat berperan secara optimal,” jalas Sekda.
Secara terpisah, Kepala Dinas Kearsipan NTT, Drs. Lambertus Ibi Riti,MT, mengatakan sejak tahun 2017 telah melakukan akuisisi dan penarikan arsip dari 49 perangkat daerah ke Depot Arsip sehubungan dengan penerapan (aplikasi) E-Arsip. Terdapat sebanyak 6.200 orang ASN dan 9.600 guru yang memiliki file data kepegawaian yang siap ditampung di Depot Arsip. “Kami sudah tahu data arsip statis ada di masing-masing perangkat daerah. Saat ini dalam proses penarikan arsip statis karena kami baru memiliki gedung Depot Arsip dua lantai, di jalan perintis kemerdekaan. Sedangkan penataan arsip ke sistem online dilaksanakan mulai Januari 2018,” ungkap Ibi Riti.
Lambertus Ibi Riti, mengakui pihaknya dalam tahap pertama, yaitu Januari hingga Maret 2018, prioritaskan penarikan arsip dari BKD NTT dan Badan PPKAD NTT. Semua data kepegawaian dan aset daerah, seperti sertifikat tanah milik pemprov NTT, semuanya terkonsebterasi di Depot Arsip. “Jadi data pagawai ASN dan guru-guru di daerah seluruhnya berjumlah 16.000 file tersimpan di aplikasi Depot Arsip. Termasuk sertifikat tanah milik pemprov NTT,” katanya.